Các doanh nghiệp là văn phòng, trụ sở công ty, trường học, bệnh viện, khách sạn, nhà máy đang tìm kiếm giải pháp hệ thống tổng đài điện thoại VoIP đang phải đối mặt với vô số lựa chọn trên thị trường cạnh tranh. Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp đang tìm cách thiết lập hệ thống liên lạc chuyên nghiệp hay một doanh nghiệp đã thành lập và sẵn sàng hiện đại hóa hệ thống điện thoại doanh nghiệp, công nghệ VoIP mang đến những lợi thế hấp dẫn, có thể chuyển đổi hoạt động kinh doanh, đồng thời giảm chi phí.
Đã có thời gian hệ thống điện thoại tổng đài analog (PABX) truyền thống là sự lựa chọn duy nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự thay đổi của công nghệ, tổng đài IP và điện thoại VoIP đã trở thành sự lựa chọn ưu thế khi tích hợp sẵn nhiều tính năng cao cấp có lợi cho doanh nghiệp, các nhân viên và chủ doanh nghiệp đều được hưởng lợi đáng kể từ hệ thống điện thoại PBX thế hệ mới này.
Các lợi ích khi triển khai hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP:
- Dễ cài đặt, vận hành do cấu hình trên giao diện Web dễ hiểu.
- Tích hợp sẵn các tính năng hiện đại, tiện dụng như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, hiển thị số ID gọi đến, .v.v.
- Lưu trữ tốt hơn với bộ nhớ trong
- Tiết kiệm chi phí vật tư, phụ kiện khi hoạt động trên hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi có sẵn.
- Tiết kiệm chi phí cước hàng tháng khi kết nối, thực hiện các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh qua mạng Internet không giới hạn về địa lý.
- Quản lý tập trung các thiết bị dễ dàng.
- Tất cả các thành viên có thể làm việc từ xa, tại trụ sở công ty, tại văn phòng, tại chi nhánh hoặc làm việc tại nhà đều có thể dễ dàng truy cập vào điện thoại doanh nghiệp của bạn để thực hiện và nhận cuộc gọi.
- Linh hoạt hơn khi thay đổi vị trí lắp đặt và nâng cấp hệ thống thông qua phần mềm.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn khi các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Phone ngày càng rẻ.
Lựa chọn thiết bị tổng đài IP/VoIP giá rẻ cho hệ thống liên lạc
Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của cả hệ thống truyền thông liên lạc, giúp nhân viên đàm thoại nội bộ và ra ngoại mạng cho khách hàng phục vụ bán hàng telesales, chăm sóc khách hàng,.v.v. Số lượng người dùng trong một doanh nghiệp như trụ sở công ty, văn phòng, chi nhánh, trường học, bệnh viện, khách sạn… có quy mô khác nhau, do vậy lựa chọn thiết bị tổng đài nội bộ cần phù hợp theo thực tế hiện tại và có thể tính toán tới nhu cầu mở rộng trong tương lai.
- UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-1100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ trung kế Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-1102: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
Lựa chọn thiết bị điện thoại IP/VoIP giá rẻ cho hệ thống liên lạc có dây và không dây Wifi
1.Điện thoại để bàn cho lễ tân
Lễ tân là trung tâm thông tin tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và các nhân viên và phòng ban chuyên trách trong công ty. Do vậy điện thoại dùng cho lễ tân cần thiết kế đặc biệt để thao tác nhanh, như tích hợp màn hình và bộ nhớ trong lớn, lưu trữ contact, chuyển tiếp cuộc gọi,… Bên cạnh đó, điện thoại lễ tân cũng có khả năng kết nối tới các thiết bị ngoại vi như màn hình mở rộng để nâng cao trải nghiệm sử dụng.
Điện thoại cố định cho nhân viên văn phòng có dây và không dây Wifi
Mỗi doanh nghiệp đều có số lượng lớn nhân viên văn phòng làm việc tại các bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, bảo vệ, thư ký, quản lý,.. và do vậy, dòng điện thoại để bàn cho họ luôn cần số lượng lớn với các tính năng căn bản để giảm giá thành đầu tư.
Với hạ tầng mạng LAN không dây có PoE hoặc không có PoE có sẵn, người dùng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu và không gian văn phòng.
Trong trường hợp chưa có sẵn hệ thống cáp mạng, giải pháp dùng điện thoại để bàn Wifi sẽ phù hợp hơn do tiết kiệm được chi phí vật tư và công sức thi công chạy dây. Hơn thế nữa, điện thoại cố định Wifi không dây còn dễ dàng tiếp cận các vị trí không thể đi được dây mạng và làm cho không gian văn phòng đẹp hơn, linh hoạt hơn khi thay đổi các vị trí làm việc.
Lợi ích của VoIP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tiết kiệm Chi phí
Dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp thường giúp giảm 30-50% hóa đơn điện thoại hàng tháng so với hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Chi phí gọi quốc tế có thể giảm tới 90%, giúp doanh nghiệp nhỏ dễ dàng tiếp cận dịch vụ liên lạc toàn cầu.
Tính năng Nâng cao
Truy cập các tính năng cấp doanh nghiệp, bao gồm tổng đài tự động, định tuyến cuộc gọi, chuyển tiếp thư thoại, hội nghị truyền hình và tích hợp CRM mà không cần trả phí doanh nghiệp. Các hệ thống hiện đại cũng hỗ trợ gọi video và nhắn tin nhóm cho liên lạc nội bộ và bên ngoài.
Khả năng mở rộng
Thêm hoặc xóa người dùng ngay lập tức mà không cần cài đặt phần cứng hay kỹ thuật viên bảo trì. Hoàn hảo cho các doanh nghiệp theo mùa vụ hoặc giai đoạn tăng trưởng nhanh.
Hỗ trợ Làm việc Từ xa
Cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu trong khi vẫn duy trì quyền truy cập điện thoại doanh nghiệp chuyên nghiệp thông qua ứng dụng di động và phần mềm ứng dụng máy tính để bàn. Nhân viên có thể nhận cuộc gọi trên điện thoại di động hoặc bất kỳ thiết bị di động nào.
Hình ảnh Chuyên nghiệp
Trình bày diện mạo sang trọng, hiện đại với các tính năng như tổng đài tự động, nhạc chờ chuyên nghiệp và hiển thị số gọi đến thống nhất.
Thiết lập và cài đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP- VoIP
Chuẩn bị Mạng
Đảm bảo hạ tầng mạng tốc độ cao, ổn định và cấu hình thiết bị mạng để có chất lượng thoại tối ưu, giúp xử lý các cuộc gọi VoIP hiệu quả.
Lựa chọn Nhà cung cấp
Hãy chọn nhà cung cấp viễn thông có dịch vụ PSTN hoặc VoIP cho doanh nghiệp dựa trên phân tích nhu cầu cụ thể doanh nghiệp thay vì chỉ dựa trên mức giá thấp nhất.
Cấu hình hệ thống
Làm việc với nhà cung cấp thiết bị tổng đài, điện thoại để cấu hình định tuyến cuộc gọi, tổng đài tự động và tích hợp với các ứng dụng kinh doanh hiện có. Thiết lập cách xử lý phù hợp cho các cuộc gọi đến và đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể nhận cuộc gọi trên điện thoại để bàn. Cấu hình các quy tắc xử lý cuộc gọi để định tuyến cuộc gọi hiệu quả và thiết lập tin nhắn thoại cho các cuộc gọi nhỡ.
Đào tạo nhân viên
Cung cấp đào tạo toàn diện về các tính năng mới và nguyên tắc quay số nội bộ để tối đa hóa năng suất. Đảm bảo nhân viên hiểu cách thực hiện và xử lý các cuộc gọi kinh doanh một cách chuyên nghiệp.
Kiểm tra và Tối ưu hóa
Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các tính năng và kịch bản cuộc gọi trước khi chuyển đổi hoàn toàn từ các hệ thống hiện có. Kiểm tra cách nhóm của bạn có thể nhận cuộc gọi điện thoại từ các thiết bị khác nhau và xác minh rằng nhật ký cuộc gọi được duy trì đúng cách.
Các câu hỏi thường gặp về tổng đài điện thoại IP-VoIP
Hệ thống VoIP có đáng để sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ không?
VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ mang lại khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể, các tính năng điện thoại tiên tiến và khả năng mở rộng, giúp các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh hiệu quả hơn đồng thời giảm chi phí vận hành. Các tính năng như gọi nội hạt không giới hạn có thể giảm đáng kể chi phí cho các doanh nghiệp thường xuyên gọi điện thoại đi.
Chi phí dịch vụ điện thoại VoIP cho doanh nghiệp nhỏ là bao nhiêu?
Tùy vào số lượng người dùng, tính năng các thiết bị VoIP sẽ đầu tư, hạ tầng mạng và địa điểm thi công lắp đặt.
Nhược điểm của VoIP là gì?
VoIP phụ thuộc vào mạng và kết nối internet, vì vậy chất lượng dịch vụ liên quan trực tiếp đến độ tin cậy của mạng. Mất điện có thể làm gián đoạn dịch vụ trừ khi có giải pháp nguồn điện dự phòng. Tuy nhiên, hầu hết các tùy chọn dịch vụ VoIP hiện đại dành cho doanh nghiệp nhỏ đều mang lại sự hài lòng cao hơn và các tính năng VoIP tốt hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống.
Có nên sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cho doanh nghiệp?
Việc lựa chọn hệ thống điện thoại VoIP phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi sự cân bằng giữa tính năng, chi phí và tiềm năng tăng trưởng. Thành công với công nghệ VoIP phụ thuộc vào việc lập kế hoạch phù hợp, chuẩn bị mạng lưới đầy đủ và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Đầu tư vào hệ thống VoIP doanh nghiệp mang lại lợi ích thông qua việc giảm chi phí, nâng cao năng suất và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP doanh nghiệp hiện đại hỗ trợ mọi thứ, từ cuộc gọi đến trực tiếp đến các tính năng quản lý cuộc gọi nâng cao, cho dù được truy cập thông qua điện thoại IP, máy tính hay thiết bị di động. So với điện thoại cố định truyền thống, các hệ thống này mang lại tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn nhiều, khiến chúng trở nên thiết yếu cho các hoạt động VoIP cạnh tranh của doanh nghiệp nhỏ.
Các câu hỏi thường gặp cho hệ thống tổng đài điện thoại IP-VoIP cho doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa hệ thống điện thoại VoIP và IP là gì?
Hệ thống VoIP và điện thoại IP thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có một sự khác biệt tinh tế. VoIP đề cập rõ ràng đến phương thức gửi dữ liệu thoại qua internet.
Ngược lại, hệ thống điện thoại IP bao gồm nhiều công nghệ hơn sử dụng Giao thức Internet để liên lạc, bao gồm VoIP.
Tất cả các hệ thống điện thoại VoIP đều là hệ thống điện thoại IP, nhưng không phải tất cả các hệ thống điện thoại IP đều chỉ giới hạn ở dữ liệu thoại và có thể bao gồm các dịch vụ video và nhắn tin.
Hệ thống điện thoại VoIP làm việc thế nào?
Hệ thống điện thoại VoIP cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại qua internet và cung cấp các tính năng như hội nghị truyền hình, nhắn tin tức thời và chia sẻ tệp. VoIP có thể dễ dàng tích hợp với hệ thống chuẩn SIP khác, nâng cao khả năng cộng tác và giao tiếp trong kinh doanh, có thể cung cấp nhiều hơn là chỉ các cuộc gọi thoại, hỗ trợ một bộ công cụ liên lạc toàn diện.
Hệ thống VoIP có cần đường dây điện thoại không?
Không, hệ thống VoIP không yêu cầu đường dây điện thoại truyền thống. VoIP sử dụng internet để truyền dữ liệu thoại, do đó, một kết nối internet ổn định và mạnh mẽ là điều cần thiết.
Tuy nhiên, VoIP có thể hoạt động với các hệ thống điện thoại hiện có thông qua bộ chuyển đổi, và người dùng cũng có thể thực hiện cuộc gọi qua máy tính hoặc điện thoại VoIP chuyên dụng, mang lại sự linh hoạt về mặt phần cứng.