Hệ thống tổng đài điện thoại PABX-Analog là một giải pháp liên lạc mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý cả cuộc gọi nội bộ và bên ngoài hiệu quả hơn. Từ các công ty nhỏ đến các doanh nghiệp đang phát triển, hệ thống tổng đài điện thoại PABX cho phép bạn dễ dàng kết nối với các thành viên trong nhóm và khách hàng. Các tính năng như định tuyến cuộc gọi, thư thoại, tổng đài tự động, v.v. giúp duy trì hoạt động liên lạc thông suốt trong các doanh nghiệp, tổ chức là văn phòng, trụ sở công ty, khách sạn, nhà nghỉ, nhà máy, trung tâm cuộc gọi,,,.
Cho dù bạn đang lắp đặt PABX-Analog lần đầu với số máy nhánh nhỏ chừng từ 16 tới 24 người dùng, hay đang cân nhắc nâng cấp lên hệ thống tổng đài điện thoại có công nghệ VoIP mới hơn, việc hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống tổng đài PABX và những lợi ích mà chúng mang lại có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng hơn cho doanh nghiệp.
Các thông tin cần để thiết kế hệ thống tổng đài điện thoại Analog PABX
Các thông số kỹ thuật chung cần cân nhắc trước khi thiết kế và thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX:
- Số lượng nhân viên trong văn phòng công ty, hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
- Hiện trạng hạ tầng dây cáp đồng hay thi công lắp đặt cáp mới.
- Tổng đài nội bộ Analog-PABX có số lượng giao diện RJ11 phù hợp với số lượng máy điện thoại để bàn cho người dùng.
- Điện thoại để bàn Analog màn hình LCD thông dụng.
- Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ PABX và đầu chờ RJ11 cho điện thoại bàn.
Thiết bị tổng đài PABX và điện thoại để bàn Analog
- Từ 16 tới 32 người dùng: tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H, thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính.
- Từ 40 tới 128 người dùng: tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC, thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, nhạc chuông chờ,…
- Từ 60 tới 240 người dùng: Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T, thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, nhạc chuông chờ,…
- Điện thoại bàn thông dụng IKE PA-105: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
Chi phí lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX là bao nhiêu?
Chi phí để lắp đặt cho một hệ thống tổng đài điện thoại PABX có thể thay đổi khá nhiều, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tình trạng hạ tầng cáp và địa điểm lắp đặt. Có thể tạm chia ra làm 2 trường hợp như sau:
- Chi phí thấp nhất: Bạn chuyển các thông tin yêu cầu về số máy lẻ để cài đặt sẵn từ bên bán. Bạn sẽ tự bố trí ví trí lắp đặt phù hợp và tự cắm dây.
- Chi phí lắp đặt tận nơi: Đối với việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại PABX-PABX tận nơi tại TP HCM và Hà Nội sẽ có chi phí thấp hơn, tuy nhiên tại các tỉnh thành khác sẽ có chi phí cao hơn do các chi phí liên quan đến di chuyển, lưu trú.
Tuy nhiên, các chi phí lắp đặt hệ thống PABX này chỉ mất chi phí 1 lần lắp đặt, giúp nhiều doanh nghiệp dễ dàng quản lý về chi phí đầu tư và bảo trì.
Cách lắp đặt và cài đặt tổng đài Analog-PABX
Đối với một tổng đài PABX truyền thống đã có sẵn các thiết lập mặc định và chỉ cần kết nối với điện thoại để bàn Analog là có thể hoạt động được ngay. Việc cần làm chỉ là lắp đặt phần cứng vật lý, bao gồm lắp đặt tổng đài và bố trí điện thoại tại chỗ cho từng người dùng tại địa điểm văn phòng công ty hoặc khách sạn. Sau đó kết nối tổng đài PABX với đường dây điện thoại từ nhà cung cấp dịch vụ bưu điện và kết nối điện thoại bàn với tổng đài là có thể hoạt động được ngay.
Khi cần tùy chỉnh nâng cao, bao gồm cài đặt số máy nhánh, chức năng định tuyến các cuộc gọi nội bộ và ra bên ngoài, bạn sẽ cần một người cài đặt chuyên nghiệp hoặc kỹ thuật viên CNTT của công ty để xử lý việc này, đặc biệt nếu văn phòng của bạn cần nhiều máy lẻ hoặc tính năng tùy chỉnh.
Các tính năng chính của Hệ Thống Tổng Đài Điện thoại PABX
Hệ thống tổng đài điện thoại PABX được tích hợp nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp sắp xếp công việc và giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đồng nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính mà tổng đài PABX thường cung cấp:
- Tổng đài tự động: Còn được gọi là Phản hồi Thoại Tương tác (DISA), tính năng này chào đón người gọi bằng tin nhắn được ghi âm sẵn và cho phép họ chọn nơi cần đến bằng cách nhấn số hoặc trả lời bằng giọng nói.
- Định tuyến cuộc gọi: Các cuộc gọi đến được chuyển đến những người hoặc phòng ban cụ thể, dựa trên các quy tắc được xác định trước và thông tin đầu vào của khách hàng với tổng đài tự động.
- Số máy lẻ: Mỗi nhân viên hoặc phòng ban được gán một số nội bộ ngắn gọn cho phép gọi nhanh và trực tiếp trong hệ thống PABX.
- Chuyển tiếp cuộc gọi: Chuyển hướng cuộc gọi đến số máy lẻ khác, điện thoại di động hoặc hộp thư thoại nếu ai đó không có mặt. Điều này đảm bảo không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ.
- Giữ cuộc gọi: Người gọi có thể được giữ máy, thường có nhạc, mà không cần kết thúc cuộc gọi.
- Chuyển cuộc gọi: Chuyển người gọi từ số máy lẻ này sang số máy lẻ khác mà không cần gọi lại.
- Hội nghị âm thanh: Kết nối nhiều hơn hai người vào một cuộc gọi cho các cuộc họp nhóm hoặc gặp gỡ khách hàng.
- Quay số nhanh: Thiết lập phím tắt để thực hiện cuộc gọi đến các khách hàng quan trọng hoặc các số thường dùng khác.
- Nhóm đổ chuông: Có thể thiết lập nhóm đổ chuông để gọi nhiều điện thoại cùng lúc để bất kỳ ai rảnh trước có thể trả lời.
- Tự động đổ chuông lại: Khi đường dây bận, người gọi có thể chọn nhận cuộc gọi lại sau khi đường dây rảnh.
Ưu và nhược điểm của Hệ thống Tổng đài Điện thoại PABX Analog
Hệ thống tổng đài điện thoại PABX-Analog có thể là một tài sản lớn cho doanh nghiệp mang lại hình ảnh chuyên nghiệp hơn và giảm thiểu thời gian di chuyển cơ học.
Ưu điểm của hệ thống tổng đài điện thoại PABX:
- Chi phí ban đầu rẻ: Hệ thống điện thoại PABX truyền thống có giá mua thiết bị rất rẻ so với công nghệ mới VoIP.
- Tiết kiệm chi phí cuộc gọi: Với hệ thống PABX, bạn không cần đường dây điện thoại riêng cho mỗi nhân viên vì hệ thống dùng chung đường dây bên ngoài. Điều này có thể giúp giảm chi phí viễn thông.
- Giao tiếp hợp lý: Các cuộc gọi nội bộ sử dụng số máy lẻ đơn giản, giúp các thành viên trong nhóm kết nối nhanh chóng và dễ dàng.
- Các tính năng chuyên nghiệp: Chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại, tổng đài tự động và ghi âm cuộc gọi giúp bạn xử lý giao tiếp hiệu quả hơn.
- Khả năng mở rộng: Bạn có thể bắt đầu với quy mô nhỏ và phát triển hệ thống khi doanh nghiệp mở rộng, đặc biệt là với các hệ thống dựa trên đám mây.
- Kiểm soát tập trung: Quản lý mọi thứ, từ định tuyến cuộc gọi đến cài đặt thư thoại, thông qua giao diện trung tâm hoặc bảng điều khiển.
- Tích hợp: Các hệ thống PABX hiện đại thường cho phép bạn tích hợp các ứng dụng CRM với hệ thống điện thoại của mình.
Nhược điểm của hệ thống tổng đài điện thoại PABX-Analog
- Hạ tầng kết nối: tổng đài điện thoại Analog cần đường dây vật lý riêng để kết nối giữa điện thoại bàn và tổng đài PABX, do vậy sẽ phức tạp hơn trong quá trình thi công lắp đặt.
- Bảo trì và thay thế: Tổng đài điện thoại PABX truyền thống là công nghệ Analog đã cũ, ngày càng ít nhà sản xuất, dẫn đến ít sự lựa chọn về thiết bị thay thế.