Tổng đài điện thoại là giải pháp giao tiếp quan trọng trong thế giới kinh doanh hiện nay hơn bao giờ hết. Dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, cho dù nó hoạt động kỹ thuật số hay trong thế giới truyền thống, thì điều cần thiết là bạn phải giao tiếp hiệu quả với tất cả các bên liên quan của mình. Mặc dù email và các ứng dụng tin nhắn nhanh cũng là các phương tiện liên lạc hiệu quả, thì hệ thống tổng điện thoại vẫn đóng một vai trò không thể thiếu trong các doanh nghiệp cần sự bảo mật, sự ổn định và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ cũng như tiếp cận với khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn nên tìm hiểu hệ thống tổng đài điện thoại là gì và tìm một hệ thống liên lạc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Tổng đài điện thoại là gì?
Hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm nhiều điện thoại bàn được sử dụng theo kiểu kết nối với nhau và được điều khiển bởi tổng đài PBX cho phép xử lý và chuyển cuộc gọi, gọi hội nghị, tin nhắn thoại riêng, v.v. Một hệ thống điện thoại có thể bao gồm chỉ một vài điện thoại trong gia đình hoặc doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, cho đến một hệ thống tổng đài lớn tới vài trăm chiếc điện thoại phức tạp được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và lớn, như trụ sở các Công ty lớn, Ngân hàng, Trường học, Bệnh Viện, Khách sạn, Resort,….
Hệ thống tổng đài điện thoại đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, và hiện nay có một số loại chính thông dụng thường dùng:
- Tổng đài điện thoại PABX-Analog: các điện thoại bàn Analog cần kết nối tới tổng đài PABX bằng các dây cáp điện thoại, do vậy chúng cần một đường dây cáp điệnđộc lập.
- Tổng đài điện thoại IP/VoIP: hoạt động trong mạng LAN/WAN, có thể truyền nhận dữ liệu là âm thanh giọng nói qua Internet (điện thoại Internet hoặc VoIP).
- Tổng đài điện thoại lai Hybrid PABX-VoIP: có thể hoạt động qua mạng điện thoại Analog hoặc mạng LAN, hoặc qua sự kết hợp của cả hai.
Giải pháp sử dụng tổng đài điện thoại riêng (PABX hoặc IP/VoIP PBX) cho phép nhân viên trong doanh nghiệp có thể thực hiện được cuộc gọi nội bộ của trên mạng điện thoại của công ty mà không mất cước phí, đồng thời vẫn có thể xử lý lưu lượng điện thoại bên ngoài.
Một số dòng tổng đài PABX-Analog thế hệ mới thường dùng:
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC/840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Điện thoại IKE885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
Một số dòng tổng đài nội bộ IP/VoIP thường dùng:
- Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Điện thoại VoIP có dây và không dây Wi-Fi ATCOM: Atcom D20/D21, Atcom D2SW/A20W/A20WAC
Việc sử dụng một trong những loại hệ thống tổng đài điện thoại này cho phép tiết kiệm đáng kể số lượng đường dây điện thoại từ các nhà cung cấp bưu điện, do đó giảm chi phí thuê bao và cước phí nghe gọi ngoại mạng. Hệ thống điện thoại nội bộ ngày nay ngày càng cải tiến, cung cấp nhiều dịch vụ để tối ưu hóa, tự động hóa các quy trình kinh doanh, dễ dàng nâng cấp và giảm các chi phí bảo trì hệ thống.
Tổng đài điện thoại hoạt động thế nào?
Hệ thống PABX bao gồm các thành phần chính là tổng đài và các điện thoại để bàn. Chúng hoạt động trên các đường dây điện riêng (Analog) hoặc trên mạng nội bộ LAN (VoIP)
- Hệ thống tổng đài điện thoại PABX hoạt động giống như một phiên bản thu nhỏ của tổng đài điện thoại công cộng PSTN. Công nghệ analog đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ và chỉ dựa vào đường dây điện thoại bằng dây đồng và kết nối RJ-11. Một hệ thống PABX bao gồm các thiết bị điện thoại, bộ định tuyến, máy fax, modem, bộ tập trung, bộ điều hợp và bộ chuyển mạch và kết nối thông qua dây cáp đồng. Điện thoại để bàn Analog truyền dữ liệu giọng nói bằng cách chuyển đổi nó thành các xung điện tử và truyền tới điện thoại bàn Analog đầu xa qua sự điều khiển của tổng đài Analog-PABX. Với PABX, một công ty có thể điều hành mạng điện thoại nội bộ của riêng mình bằng cách sử dụng các số máy nhánh cục bộ.
- VoIP sử dụng phương thức thoại qua IP để truyền và nhận các gói tín hiệu kỹ thuật số. Quá trình này bắt đầu với việc chuyển đổi tín hiệu tương tự thành tín hiệu kỹ thuật số. Ngay sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, hệ thống thoại VoIP có thể chọn bất kỳ đường truyền nào, miễn là phương thức đó tương thích với định dạng kỹ thuật số của tín hiệu. Hệ thống cũng sẽ cung cấp các lợi ích bổ sung như gọi lại, quay số nhanh, chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi, tiếp viên tự động và thư thoại trong quá trình truyền tín hiệu.
Hoạt động của tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP khá giống với cách thức hoạt động của một tổng đài điện thoại công cộng PSTN. Khi bạn cài đặt tổng đài IP/VoIP, bạn sẽ có thể thêm các số máy lẻ nội vùng vào các điện thoại để bàn trong mạng nội bộ của công ty. Ưu điểm chính của hệ thống thoại VoIP là các cuộc gọi nội bộ công ty có thể thực hiện độc lập mà không cần sự trợ giúp của mạng bưu điện bên ngoài. Hơn nữa, các nhân viên có thể nói chuyện với nhau chỉ bằng cách quay số nội bộ hoàn toàn miễn phí qua Internet tới các chi nhánh khác nhau không bị giới hạn bởi địa lý. Nếu nhân viên phải gọi điện bên ngoài, hệ thống điện thoại VoIP sẽ sử dụng các kết nối SIPtrunk hoặc điện thoại công cộng PSTN.
Xu hướng phát triển của tổng đài điện thoại
Cho dù là một tập đoàn doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ hay làm việc tại văn phòng nhỏ, thì thông tin liên lạc nhất quán và rõ ràng là điều quan trọng. Chỉ một cuộc gọi nhỡ hoặc bị bỏ qua một cơ hội kinh doanh có thể kết thúc một giao dịch hoặc khiến khách hàng tiềm năng và họ có thể tìm kiếm mua hàng ở nơi khác. Nhu cầu giao tiếp đáng tin cậy đang đưa các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, quy mô và ngành đến giao thức thoại qua Internet — một phương thức giao tiếp nổi tiếng về độ tin cậy, tính linh hoạt, khả năng mở rộng và năng suất. Điểm mấu chốt hiệu quả là một lý do khác khiến VoIP ngày càng trở nên phổ biến là tiết kiêm chi phí đáng kể so với các giải pháp điện thoại truyền thống.
Tổng đài điện thoại PABX Analog dù có chất lượng ổn định, tuy nhiên chỉ đáp ứng được các tính năng liên lạc thoại đơn giản. Ngoài ra, tổng đài nội bộ PABX cũng khá cồng kềnh, ít tính năng nâng cao và yêu cầu đường dây cáp điện độc lập tốn kém.
Tổng đài điện thoại IP/VoIP hiện đại hơn đang dần được ưa chuộng, sử dụng nhiều hơn trong thời gian gần đây. Các hệ thống tổng đài trên nền tảng hoạt động trên nền tảng Internet đã loại bỏ mạng dây điện dành riêng cho thoại, biến không gian làm việc trở thành một nơi an toàn hơn, ít lộn xộn hơn. Hơn thế nữa, VoIP cũng giúp doanh nghiệp giảm các chi phí vật tư và vận hành bảo trì, dễ lắp đặt và sử dụng, khiến giải pháp này có độ tin cậy cao và trở thành một lựa chọn tuyệt vời khi đầu tư một hệ thống truyền thông trong doanh nghiệp.
Việc sử dụng hệ thống điện thoại VoIP được triển khai sẽ bao gồm một số tính năng và lợi ích đáng để cân nhắc cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
- Dễ dàng mở rộng: cấu hình SIP trên nền tảng phần mềm, bạn dễ dàng thêm điện thoại để bàn, ứng dụng VoIP trên điện thoại di động hoặc PC.
- Lắp đặt và triển khai nhanh: chỉ cần kết nối tới Wifi hoặc bằng cáp Ethernet, bạn có thể lắp đặt số lượng lớn thiết bị đầu cuối nhanh chóng.
- Dễ thiết lập và Cài đặt: bạn có thể thực hiện các cài đặt trên giao diện Web thân thiện mà không cần kỹ năng CNTT nào đặc biệt, tất cả chỉ trong vài phút.
- Không bỏ lỡ 1 cuộc gọi nào: với tính năng trả lời tự động và chuyển tiếp tới số máy di động, không những giúp công ty có một hình ảnh chuyên nghiệp hơn, mà giúp bạn không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào, thậm chí ngoài giờ làm việc hoặc đang bận.
- Đàm thoại hội nghị đa phương: bạn dễ dàng tạo các cuộc đàm thoại hội nghị nội bộ hoặc với khách hàng bằng các thao tác thuận tiện.
- Ghi âm cuộc gọi: bạn có thể cấu hình ghi âm cho từng máy nhánh và có thể nghe lại vào bất kỳ thời gian nào, ở đâu.
- Vận hành điều khiển tại chỗ và từ xa dễ dàng.